Три года назад я мечтал много путешествовать и организовывать поездки сам.
В мае 2021-го я впервые был на яхтинге в качестве капитана - и поседел. (с) Артём Ухаров
Пока участники отдыхают, организаторы работают 24/7. В этой статье покажем изнанку этой работы и объясним, насколько управление людьми - тяжелый труд.
В мае 2021-го я впервые был на яхтинге в качестве капитана - и поседел. (с) Артём Ухаров
Пока участники отдыхают, организаторы работают 24/7. В этой статье покажем изнанку этой работы и объясним, насколько управление людьми - тяжелый труд.
Приключения администратора групповых программ.
«Жизнь преподнесёт вам именно тот опыт, который необходим для эволюции вашего сознания» – Экхарт Толле
Здорово было бы создать книгу или практический курс по администрированию программ..
...половину ошибок я нашла у себя в арсенале, так скажем, уже совершенные, и еще часть - я сделала бы так же???? (с) Елена Мулкахайнен
...половину ошибок я нашла у себя в арсенале, так скажем, уже совершенные, и еще часть - я сделала бы так же???? (с) Елена Мулкахайнен
Если, Взрослые как дети.
Программы как детские лагеря.
То Администратор - начальник лагеря.
Программы как детские лагеря.
То Администратор - начальник лагеря.
Администратор -- с латин о управитель. это главный распорядитель проекта. Глагол «координировать», то есть находить пути оптимизации совместной работы. Если речь идёт о конкретном проекте, то координатор – это главный управленец проектных работ.
Функции:
Функции:
- Делает так чтобы все работало.
- Планирует
- Программу
- Бытовые вопросы
- Управление программой
- Создает определенность
- Делегирует задачи
- Решает вопросы
Владыка процессов
Администратор делает так чтобы все работало и планирует
Как оказалось, на этапе планирования и описания программы можно решить бОльшую часть задач, вопросов и проблем.
Планирование занимает 70% от всего объема ресурсов вложенных в программу (от задумки до сдачи отчета)
Чем тщательнее "пропотенцировать", тем легче, глубже, красивее проходит программа.
Пишется пошаговый план проекта в формате:
Как оказалось, на этапе планирования и описания программы можно решить бОльшую часть задач, вопросов и проблем.
Планирование занимает 70% от всего объема ресурсов вложенных в программу (от задумки до сдачи отчета)
Чем тщательнее "пропотенцировать", тем легче, глубже, красивее проходит программа.
Пишется пошаговый план проекта в формате:
Владыка процессов
Собирается список важных ссылок, номера телефонов.
В процессе программы администратор следует, сверяется, контролирует исполнение плана. Раздает задачи, проводит промежуточный контроль и прием.
В процессе программы администратор следует, сверяется, контролирует исполнение плана. Раздает задачи, проводит промежуточный контроль и прием.
Полезно
Введение участников в контекст программы:
Введение участников в контекст программы:
- Заблаговременно создать чат и общее информационное поле.
- Выдать информацию для ознакомления.
- Технику безопасности.
- Маршруты.
- Правила поведения.
- Устройство яхты.
Планирование и безопасность.
Продумать цепь возможных вариантов развития событий и задавать себе неудобные вопросы.
Идеальная модель и 3-5 вариантов планов.
Задать себе вопросы:
А что если, этап пойдет не по плану?
А что делать если нет?
Что если не позволяет погода?
Если не приедет участник?
Если сломается оборудование?
Все предусмотреть невозможно, но можно прикинуть какие варианты и дальнейшие шаги можно предпринять.
Что может случиться если этого не сделать? Попасть в опасную для жизни ситуацию ;)
Как этого избежать?
Проверять погоду.
Пристать к сотрудникам чартерной, гидам, местным. Спросить их мнение и обсудить свои планы а.б.в. максимально обезопасить свой поход.
Учитывать состояние маршрута, здоровье и физические возможности членов группы.
Продумать цепь возможных вариантов развития событий и задавать себе неудобные вопросы.
Идеальная модель и 3-5 вариантов планов.
Задать себе вопросы:
А что если, этап пойдет не по плану?
А что делать если нет?
Что если не позволяет погода?
Если не приедет участник?
Если сломается оборудование?
Все предусмотреть невозможно, но можно прикинуть какие варианты и дальнейшие шаги можно предпринять.
Что может случиться если этого не сделать? Попасть в опасную для жизни ситуацию ;)
Как этого избежать?
Проверять погоду.
Пристать к сотрудникам чартерной, гидам, местным. Спросить их мнение и обсудить свои планы а.б.в. максимально обезопасить свой поход.
Учитывать состояние маршрута, здоровье и физические возможности членов группы.
Определить неопределенность
Про создавать определенность.
Планирование позволяет создавать людям определенность.
По возможности каждый день в чат (или сообщается на общем собрании) -
"На сегодня план такой: следуем туда, в случае n ситуации меняем дислокацию на такую то, примерное время прибытия X. До Y свободное время, в Z командный ужин. Завтра выходим туда-то. Время выхода X', или - завтра свободный день отдых. Можно сделать a.b.c."
Если у вас недостаточно информации для плана на день, описываем каждый следующий шаг, чтобы группа знала что её ждет дальше.
Планирование позволяет создавать людям определенность.
По возможности каждый день в чат (или сообщается на общем собрании) -
"На сегодня план такой: следуем туда, в случае n ситуации меняем дислокацию на такую то, примерное время прибытия X. До Y свободное время, в Z командный ужин. Завтра выходим туда-то. Время выхода X', или - завтра свободный день отдых. Можно сделать a.b.c."
Если у вас недостаточно информации для плана на день, описываем каждый следующий шаг, чтобы группа знала что её ждет дальше.
быт заедает
Планирование бытовых вопросов
Заранее позаботьтесь о процессе заселения в в турбазу\дом отдыха\гостиницу. Особенности трансфера. Условия, их варианты, сроки, цены. (Ведь вас много, всегда попросить скидку)
Опция анкетирования участников перед программой позволяет узнать Кто и как добирается, кто что ест и кто с кем живет.
Это позволяет легко организовать трансфер. Питание. Расселение
А Эти факторы могут оставить отпечаток на всей программе. И на нас как на организаторе, команде, туроператоре.
Заранее позаботьтесь о процессе заселения в в турбазу\дом отдыха\гостиницу. Особенности трансфера. Условия, их варианты, сроки, цены. (Ведь вас много, всегда попросить скидку)
Опция анкетирования участников перед программой позволяет узнать Кто и как добирается, кто что ест и кто с кем живет.
Это позволяет легко организовать трансфер. Питание. Расселение
А Эти факторы могут оставить отпечаток на всей программе. И на нас как на организаторе, команде, туроператоре.
Логистика - изучить варианты, найти актуальную информацию, поинтересоваться у встречающей стороны - чартерной, гида, хозяев места где будем жить.
Прозвонить, уточнить, проверить, предварительно забронировать по возможности. Разработать несколько вариантов - поезда, автобусы, такси, трансфер.
Прозвонить, уточнить, проверить, предварительно забронировать по возможности. Разработать несколько вариантов - поезда, автобусы, такси, трансфер.
Еда - рассматриваем в зависимости от формата программы который проводится. Администратору необходимо изучать варианты, просчитать сметы, сколько это стоит - заложить в программу или предложить участникам тот или иной вариант.
Если все участники не знакомы друг с другом, или вы набираете большое количество людей. Они не "свои" и не пришли по рекомендации, рекомендуется проводить с ними собеседование чтобы проверить адекватность.
Если все участники не знакомы друг с другом, или вы набираете большое количество людей. Они не "свои" и не пришли по рекомендации, рекомендуется проводить с ними собеседование чтобы проверить адекватность.
Атмосфера.
Наблюдать за каждым, беседовать, поддерживать и интересоваться. Не допускать того чтобы группа дробилась на маленькие кучки (кучки это норм, но должна быть целостность).
Наблюдать за каждым, беседовать, поддерживать и интересоваться. Не допускать того чтобы группа дробилась на маленькие кучки (кучки это норм, но должна быть целостность).
Во время программы. Администратор делает так чтобы группа и программа следовала плану.
Попутно Раздает задачи, контролирует исполнение и принимает результаты.
Попутно Раздает задачи, контролирует исполнение и принимает результаты.
Ошибки и пути избегания
Пути избегания ошибок, негативных последствий, непредвиденных обстоятельств.
Задачи выдавать по смарту - что сделать, как сделать, когда сделать, какие ресурсы необходимо, где взять, кого попросить о помощи, куда позвонить если нужно. К какому времени это необходимо сделать, и делать промежуточный контроль.
- Дотошность в планировании. Планирование 10-15% рабочего времени.
- Проговаривание планов и обсуждение с командой и при необходимости с участниками.
- Распределение ролей, вовлечение участников в программу и исполнение.
Задачи выдавать по смарту - что сделать, как сделать, когда сделать, какие ресурсы необходимо, где взять, кого попросить о помощи, куда позвонить если нужно. К какому времени это необходимо сделать, и делать промежуточный контроль.
- Вести ежедневник, задачи на день, актуальная информация, вопросы. Ответственные лица. Заметки и комментарии.
- Проактивность. Иметь ответы на любые вопросы или находить при необходимости .
- Всегда на связи, для решение возникающих вопросов или задач. Если не на связи - предупреждать и назначить человека который временно отвечает на вопросы.
- Обозначение участникам временных промежутков активности, свободного времени, пребывания в месте
Ошибки:
- Перестать участвовать в контроле процессов.
- Не назначать ответственных.
- Не планировать, не прогнозировать на перед.
- Не отвечать на вопросы участников\команды.
- Не сообщать Своевременно информацию. (изменения, вводные, доп расходы итд)
- Принять позицию что все процессы и решение вопросов - на тебе.
- Иметь ежедневник с прописанным планом на каждый день с вариантами a,b,c,d.
- Вовлекать участников в решение задач.
- Создавать определенность по программе в целом, по каждому дню, и по всем процессам.
- Быть дружелюбным в коммуникации.
